“Mensen maken het verschil, ondanks dat we elkaar nooit fysiek ontmoet hebben”
Remko Gelmers is ICT-coördinator bij gemeente Lochem en heeft meer dan 20 jaar ervaring in de sector. Zijn kernverantwoordelijkheid is ervoor zorgen dat alle ICT-systemen werken en veilig zijn. Als ervaren professional benadrukt hij steeds het belang van informatieveiligheid, vooral omdat overheidsorganisaties ‘onder een vergrootglas’ liggen.
Deze Gelderse gemeente met bijna 35.000 inwoners en circa 400 medewerkers kenmerkt zich door haar kernwaarden: mensgericht, gezamenlijk eigenaarschap, verbinding, vitaliteit en slagvaardigheid. “Als ICT-coördinator ben ik medeverantwoordelijk voor de hele inrichting en ondersteuning van ICT bij de gemeente,” vertelt Remko.
“Het gehele proces is digitaal verlopen”
Toen gemeente Lochem ongeveer 3-4 jaar geleden op zoek ging naar een uitwijkdienstverleningspartner, kwam Infinity IT als winnaar uit een meervoudig onderhandse aanbesteding na een zorgvuldige marktverkenning. “Het doel van uitwijkdienstverlening is dat we kunnen doordraaien vanaf een andere locatie bij systeemuitval of calamiteiten,” legt Remko uit.
Wat niemand kon voorzien was dat de hele samenwerking volledig digitaal zou verlopen vanwege coronamaatregelen. “Door corona is het gehele aanbesteding en implementatieproces digitaal verlopen. Remko en het Infinity uitwijkteam hebben elkaar dan ook nog nooit fysiek ontmoet,” vertelt hij. “Maar beide ICT-teams zijn handig in digitaal vergaderen, dus het werkt prima. Bij een calamiteit zouden we elkaar ook niet opzoeken en daarom houd ik het ook liever zo.”
Gemeente Lochem heeft inmiddels een solide uitwijkstrategie ontwikkeld, gebaseerd op uitgebreide risicoanalyses. “We hebben beleid opgesteld gebaseerd op kritieke processen gekoppeld aan applicaties en servers,” vertelt Remko. “Daarnaast gebruiken we scenariokaarten voor verschillende uitvalscenario’s.”
“Vergelijkbaar met brand oefeningen”
Die scenario’s zijn divers en realistisch. “We hebben scenario’s voor brand, stroomuitval, personeelsuitval door bijvoorbeeld een pandemie zoals corona, maar ook voor externe bedreigingen,” somt Remko op. “Vorige week was er nog een situatie met gifstoffen in de buurt. In zo’n geval zou ons kantoor bijvoorbeeld niet toegankelijk zijn. Dit soort denkoefeningen helpen ons bij het identificeren van risico’s en voorbereidende maatregelen.”
“Door die scenario’s door te lopen zijn we ons van een hoop bewust geworden en hebben we tenminste iets achter de hand om op voort te borduren,” vervolgt Remko. “Dat biedt rust. Je weet dat je niet met lege handen staat als er iets gebeurt.”
De voorbereiding staat centraal in de samenwerking. “We voeren jaarlijks tests uit die vergelijkbaar zijn met brandoefeningen,” vertelt Remko. “Deze helpen ons evalueren of de uitwijkdiensten daadwerkelijk zouden werken in een noodsituatie. Het deel dat we kunnen testen zal waarschijnlijk goed gaan, maar niet alles kan getest worden. Omdat we de productie nooit volledig om zouden kunnen zetten als test naar live en weer terug zonder data te verliezen.”
“Mensen maken het verschil”
Het belang van goede voorbereiding werd in 2019 pijnlijk duidelijk. “We hebben toen een hack meegemaakt,” vertelt Remko openhartig. “De hacker was wel binnen, maar kon gelukkig verder niks. Onze burgemeester destijds is daar heel open over geweest en spreekt geregeld over de wijze les die we daaruit hebben getrokken. We hebben het gemeld in de pers – dat hoort bij een overheidsorganisatie.”
“Uitwijken was toen overigens geen oplossing geweest,” voegt hij toe. “Want de hackers zouden dan ook in de uitwijkomgeving hebben gezeten. Maar het incident benadrukte wel het belang van goed voorbereid zijn op mogelijke bedreigingen.”
Wat Infinity onderscheidt is volgens Remko de kennis, kunde en ervaring. “De feedback van Infinity is dat we alles tot in de puntjes op orde hebben en goed voorbereid zijn,” zegt hij trots. “Maar uiteindelijk maken mensen het verschil, ondanks dat we elkaar nooit fysiek ontmoet hebben.”
De samenwerking wordt gekenmerkt door wederzijdse waardering en een praktische aanpak. “Infinity heeft echt kennis van zaken en ervaring in het vakgebied. Dat maakt de samenwerking prettig,” vertelt Remko. “Mijn werkfilosofie is: als je iets in je handen pakt, laat het een beetje beter achter dan het was. En werk zo simpel en eenvoudig mogelijk, zodat iedereen het snapt. Zo maak je het steeds beter en wederom eenvoudiger. Daar kan je direct mee beginnen. Inmiddels kost het mij dan ook steeds minder tijd om alles up to date te hebben en informatie uit te wisselen.”
Remko kijkt positief naar de toekomst, ondanks de uitdagingen. “Informatieveiligheid wordt steeds complexer, maar de basismaatregelen blijven in principe hetzelfde,” stelt hij. De gemeente heeft door de jaren heen een technische evolutie doorgemaakt. “Ik heb 20 jaar uitwijkervaring. Vroeger werkten we nog met bandjes die we naar externe locaties brachten. We zijn van Getronics naar KPN gegaan, en nu naar Infinity. Het huidige systeem is veel flexibeler – servers kunnen eenvoudig toegevoegd of weggenomen worden.”
Toch blijft realisme geboden. “Echte uitwijk is ondanks alle voorbereiding en testen nog steeds niet eenvoudig,” waarschuwt Remko. “Maar de samenwerking met Infinity geeft me vertrouwen. We zijn ook gebonden aan inkoopregels en het contract heeft een einddatum, maar ik zou Infinity en uitwijktesten zeker aanbevelen aan andere gemeenten.”
“Volgende week staat onze vierde jaarlijkse test gepland,” sluit Remko af. “Een nieuwe mijlpaal in deze bijzondere maar succesvolle samenwerking. Ik zie deze met vertrouwen tegemoet. Het bewijst dat digitale expertise, grondige voorbereiding en de juiste partner kunnen zorgen voor een robuuste uitwijkstrategie – zelfs wanneer teams elkaar nooit fysiek hebben ontmoet.”
“De uitwijkdienstverlening met Infinity geeft mij vertrouwen en dat raad ik alle gemeenten aan”
