Ruud begint enthousiast te vertellen over de samenwerking: “De aanbesteding die oorspronkelijk is uitgeschreven had als doel om het backoffice systeem te vervangen met een low-code oplossing en daarbij niet afhankelijk te worden van externe softwareontwikkeling. De toezicht activiteiten van de Waarderingskamer zijn heel specifiek en daarvoor bestaat geen standaard oplossing. Het streven is juist om de ervaring van eigen medewerkers te gebruiken en die te vertalen in functionele systemen. Het is goed om te realiseren dat de Waarderingskamer een compacte organisatie is met iets meer dan 20 collega’s. We hebben geen aparte software-ontwikkelingsafdeling binnen de organisatie.”
De werkzaamheden van de Waarderingskamer kennen drie grote informatiestromen die ondersteund moeten worden.
“De lijnen zijn kort, dat is het voordeel van een Nederlandse no-code partij”
Ruud vervolgt: “Allereerst de verschillende vragenlijsten die gemeenten invullen, bijvoorbeeld over controles die zij zelf gedaan hebben, daarnaast zijn er de onderzoeken (audits) die wij zelf doen. Deze beide processen leiden tot terugkoppelingen en rapporten en intensievere verder communicatie met gemeenten en dat is de derde stroom. Onze backoffice systemen waren de afgelopen jaren “organisch gegroeid” en bij de aanbesteding vertaalde zich dat in een groot aantal functiepunten voor de nieuw te bouwen back-office applicatie en veel historische data die een plek moest krijgen in de nieuwe applicatie. Uit de ontvangen offertes is WEM als meest passende oplossing uit de bus gekomen. “ Daar is Ruud zeer over te spreken.
“Om enkele medewerkers van Waarderingskamer zelf in staat te stellen om de systemen door te ontwikkelen en te onderhouden is er gekozen om eerst zeer intensief samen te werken met de ontwikkelaars van WEM. Het eerste jaar zat het team met drie man van WEM en circa vier vanuit de Waarderingskamer iedere week een dag gezamenlijk te bouwen en waren de ontwikkelaars van WEM “in the lead”. Inmiddels is dat nog één dag in de maand en ligt het initiatief steeds meer bij de eigen ontwikkelaars. De lijntjes zijn kort en dat geldt niet alleen voor de WEM medewerkers die ons helpen met onze oplossingen uitwerken, maar ook voor de ontwikkelaars die het platform zelf doorontwikkelen. Dat is wel een voordeel van een Nederlandse partij.” Aldus Ruud.
“ WEM en Infinity doen er alles aan om mijlpalen te behalen”
“In het driejarige project is de planning nogal eens omgegooid. Dat heeft gelukkig niet voor vertraging gezorgd.” Ruud vervolgt zijn verhaal: “Vooraf hebben we bij het bestuur aangegeven dat het project drie jaar zou duren om de drie informatiestromen in nieuwe systemen te borgen en te realiseren dat “tijdens de verbouwing de winkel open kan blijven”. We houden het bestuur goed op de hoogte van de resultaten en veranderende prioriteiten. Daardoor hoeven we niet steeds terug voor commitment of budget en hebben de vrijheid om te schakelen, wanneer een andere volgorde van ontwikkelen voordeel blijkt te hebben. Dat is maar goed ook, want van ons oorspronkelijke plan is eigenlijk niet veel overgebleven. Niet omdat zaken niet lukte, maar omdat we andere keuzes hebben gemaakt op basis van voortschrijdend inzicht. Er bleken betere combinatieslagen te maken.”
“Zo wilden we in eerste instantie zo snel mogelijk nieuwe functionaliteiten gaan bouwen voor onze back-office en externe zaken zoals de omgeving waar gemeenten de vragenlijsten invullen voorlopig laten voor wat ze waren. Zodra we echter begonnen met het ontwikkelen van de functionaliteit voor het beoordelen van de vragenlijsten van gemeenten in WEM kwamen we tot de conclusie dat de koppelingen bouwen naar het oude systemen waar deze vragenlijst ingevuld werd, helemaal niet zo logisch was en dat het
eigenlijk meer tijd zou kosten dan direct een nieuwe vragenlijst omgeving te bouwen met WEM. Dat zijn we dan ook gewoon gaan doen.“
Ruud vervolgt: “We moesten daardoor veel eerder externe mensen bij dit project betrekken, want medewerkers bij gemeenten kregen dan ook een nieuwe omgeving (Mijn Waarderingskamer) om vragenlijsten in te vullen. Maar daar is eigenlijk nooit veel discussie over geweest. We zijn begonnen met een kleine groep gemeenten uit te nodigen om met het nieuwe systeem (Mijn Waarderingskamer) te werken. Daarbij hebben we ook naar andere systemen gekeken waar gemeenten al ervaring hebben, zodat de overstap zo laagdrempelig mogelijk gemaakt is.“
“In Mijn Waarderingskamer moeten gemeenten nu multifactor authenticatie gebruiken om de informatieveiligheid te verbeteren. Daarbij hebben wij bijvoorbeeld dezelfde multifactor authenticatie gebruikt als gemeenten in andere portalen al gewend zijn. Toen alles goed ging bij die selectie, hebben we afgelopen zomer de overstap voor alle gemeenten gerealiseerd. Die eerste groep koplopergemeenten is inmiddels weer nieuwe functionaliteiten binnen Mijn Waarderingskamer aan het testen. Dit werkt goed, maar er zit natuurlijk ook wel eens wat tegen en dan is het spannend of een bepaalde deadline gehaald gaat worden. “Aldus Ruud.
“Door de flexibiliteit van WEM developers kunnen we dan opschroeven qua beschikbaarheid. WEM en Infinity IT doen er dan ook alles aan om de mijlpalen zoals gesteld, ook als het tegenzit, te behalen. Daarbij wordt er actief meegedacht in uren en budget. Zowel Infinity IT als WEM stellen zich daarbij als partner op in dit project en dat is erg prettig.”
Ruud vervolgt: “Een van de harde eisen was dat alle data waarmee we werken, altijd op onze eigen omgeving staan. Onze eigen CISO houdt dit ook in de gaten zodat we aan alle wet en regelgeving kunnen blijven voldoen, ook op het terrein van informatieveiligheid. Voor het ontwikkelwerk gebruiken we het platform van WEM, maar wanneer we met echte data gaan werken, ook voor het testen, dat gebeurt dat alleen op onze eigen omgeving. Informatieveiligheid was een belangrijk aandachtspunt bij de aanbesteding. Tot nu toe hebben we zelf al diverse zaken rond informatieveiligheid getest en ik voel mij daar behoorlijk zeker over. Uiteraard gaan we dit nog wel extern laten testen door een onafhankelijk specialist.”
“Uiteindelijk willen we kunnen zeggen dat we de oude backoffice nergens meer voor nodig hebben. Het project mag drie jaar duren. De inmiddels gerealiseerde nieuwe systemen maken nu nog gebruik van data en functies uit de oude backoffice. Het is de vraag of we uiteindelijk alle data gaan overzetten of dat we een deel van de historie als archief in de oude omgeving laten. Die flexibiliteit hebben we met dit platform. We hebben het idee dat we de oorspronkelijke planning gewoon gaan halen, binnen budget en daarbij hebben we dan ook wel extra zaken gedaan. Daarmee staan alle vinkjes goed om dit tot een succesvol ICT project te rekenen.” Aldus een zeer trotse Ruud.
“Een van de harde eisen was dat de data in onze eigen omgeving blijft”
